株式会社 栃木銀行様

自席から会議用資料をアップロードして準備時間を大幅に削減

ペーパーレス会議システムは、会議資料を社内イントラ経由で専用サーバーにアップロードするだけで会議室の端末に表示させることができます。アップロードは作成者自身のPC から行えるため、わざわざ会議室へノートPC を持って行くなどの手間がなくなりました。

20 型の大画面タブレットにより、文字数の多い資料もしっかり確認

端末には、3840×2560 ドットの高画質な4K タブレット「タフパッド」を18 台採用。20 型の大画面モニターは、A3 サイズの資料も縮小することなくそのまま表示させることができ、銀行ならではの数字や文字の多い資料でも、まるで紙の印刷物を見ているかのようにストレスなく確認することが可能です。また、タブレットの標準機能から不要なものを削除することで、誰でも直観的に操作できるシンプルなGUI を実現しています。

専用タッチペンで、会議資料に直接メモを記入

4Kタブレットに付属の電子タッチペンを使って、画面上でメモを書き込むことが可能です。会議参加者が別途メモ帳を持参する必要がなく、資料自体に直接書き込めるため、どのページの何の話に対するメモか、後から確認してもすぐに判別できます。また、メモが書き込まれた資料はセキュリティロックの掛かったファイルサーバーに保管され、会議参加者が自席から自分の資料だけを閲覧できるようになっています。

デモを行うとすぐに「いつ導入できる？」という期待の声が集まりました。

10年ほど前から役員会議のペーパーレス化を推進し、プロジェクターに会議資料を投写していましたが、視認性の問題からタブレットによる会議システム導入の検討を始めました。デモンストレーションで大画面のタブレットを目の前にして実際に操作したところ、参加した役員から「いつから使える？」「待ちきれない」といった声が上がりました。これほど大きな端末は見たことがなく、スムーズな会議が行えるだろうと導入を決めました。

以前は、プロジェクター用に決まったサイズで資料を作成しなければならず、WordやExcelの資料もわざわざPowerPoint の定型に貼り込む必要がありました。現在では、様々な形式の資料をそのままアップロードすることができ、資料作成者の負担は大幅に削減されています。

今回の導入に際して一番の課題となったのは銀行ならではの強固なセキュリティの確保でした。当行では、これまで無線LAN を使用したことがなかったのですが、可搬性のあるタブレットなので今回新たに無線接続の環境を構築しました。また、銀行内の全てのPCは動作がないと短時間ですぐにスクリーンセーバーに変わるよう情報セキュリティ対策として一括で設定されていました。一度変わるとパスワードを入力しなければ立ち上がらず、会議中にこのようなことがあると会議の進行が止まるため、今回導入したタブレットのみスクリーンセーバーに変わらないよう特別な設定にしました。

現在は、役員会議で主に活用しており、限られた部署のみでの使用権限にしていますが、今後様々な部署でも使えるよう拡張していけたらと思います。

抜群のサポート体制で、発注から約2 カ月のスピード導入が実現しました。

役員会議での資料は、例えば全92 店舗の数字を記載するなど、どうしても大きなサイズの資料に小さな文字がびっしりと埋まる形になってしまいます。そのような資料はプロジェクターに投写できないため、以前は、紙に印刷して配付していました。このタブレットの導入後は小さな文字も画面上で問題なく確認することができています。タッチペンによる操作も使いやすく、タブレットに表示した資料そのものにメモが書ける点は非常に好評です。特に、会議の最後に「保存」を押すだけで、メモ書きした資料がファイルサーバーに上がり、会議後に自席から閲覧できるのは便利です。個人ごとのロックが掛かり、自分の資料だけが閲覧できるので安心して使うことができています。今回、導入を決定した2017 年2 月から約2 カ月という短期間で実運用を開始しました。銀行独自のセキュリティ制限など様々なハードルがあった中、度々足を運んでもらい、電話すると熱心に対応してくださったパナソニックさんのサポート体制には、大変感謝しています。